כיצד יאמת נוטריון את זהותו של אדם?

הנוטריון חייב לאמת את זהותו של אדם העומד לפניו באמצעות תעודת זהות או תעודה ציבורית אחרת. זקוקים לשירותי נוטריון? במאמר הבא נסביר לכם איך להבטיח הזדהות מהירה.

הדרך היחידה להזדהות בפני נוטריון היא באמצעות תעודת זהות, דרכון או כל תעודה ציבורית רלוונטית אחרת. הנוטריון חייב לאמת את זהותו של האדם העומד לפניו על מנת לספק לו שירות. תפקידיו של הנוטריון כוללים סמכויות רגישות ולכן הנוטריון מחויב לכללי מקצוע נוקשים. במידה וקיים חשש לכך שהאזרח הוא אינו בעל כשירות משפטית, הנוטריון משתמש במידע הזה ומחליט האם לספק את השירות המבוקש.

חוסר כשירות משפטית יכולה לנבוע כתוצאה מגיל, בעיות נפשיות, תשישות ועוד. אם הנוטריון סבור שהאדם שעומד בפניו אינו כשיר עליו לדרוש הוכחות הסותרות זאת. אימות הזהות היא האופציה הטובה ביותר ולכן החוק מייחס לה חשיבות עצומה. במקרה של שירות נוטריוני כמו אימות חתימה, סעיף 11 לחוק הנוטריונים קובע כי אסור לנוטריון לאמת את חתימתו של אדם על מסמך אלא אם החותם עמד לפניו, זוהה וחתם בפניו.

כך תציגו את התעודה המתאימה

על מנת למנוע עיכובים בירוקרטיים בעת הזדהות מול נוטריון יש לוודא כי התמונות בתעודה המזהה אכן רלוונטיות. תמונות ישנות או לא ברורות אינן מספיקות על מנת להזדהות בפני הנוטריון. אם מגיעים אל משרדי הנוטריון לצורך קבלת ייפוי כוח, יש להצטייד בתעודה מזהה בעלת תוקף. על החותם להתייצב באופן אישי במשרדו של הנוטריון ולהביא עמו את התעודה המזהה.

אם שני אנשים חותמים על ייפוי הכוח צריכים שניהם להגיע ולהזדהות. לאחר אימות זהותו של אדם צריך הנוטריון לוודא כי העומדים מולו מבינים את משמעות החתימה על המסמך. בנוסף, עליו לבדוק האם החתימה על המסמך נעשית מרצונם החופשי.

ההזדהות כתנאי בסיס

הצורך בהזדהות מול הנוטריון היא תנאי בסיסי לסמכויותיו. יש להבחין בין הצורך באימות זהות לבין כללי אתיקה, אשר מטרתם היא בעיקר שמירה על כבוד המקצוע. ניתן למנות מספר כללי אתיקה בולטים המכוונים את תחום עיסוקם של הנוטריונים:

1. איסור פרסום או שידול לקבלת עבודה – הנוטריון לא יכול לפרסם את עצמו באמצעי התקשורת או לגבות מחירים שאינם קבועים בתעריף האחיד המפורסם על ידי משרד המשפטים.
2. שמירת סודיות מקצועית – הנוטריון מחויב לשמירה על סודיות מלאה כלפי הלקוח.
3. ניהול ארכיון לשמירת מסמכים – על הנוטריון לנהל ארכיון לצורך שמירת כל המסמכים לתקופה בלתי מוגבלת או עד העברתם אל ארכיון מרכזי.

מקרה נוסף בו יש צורך מהותי באימות זהותו של אדם הוא קבלת אישור חיים. זהו מסמך המהווה אסמכתא לקיומו של אדם ואותו ניתן להציג בפני קונסוליות זרות, או כל גורם המוסמך לכך.

אישור החיים נועד ברוב המקרים לקבלת רנטות וקצבאות ממשלת גרמניה. אחת לתקופה מסוימת דורשת הממשלה ממקבלי הקצבאות להציג אישור חיים. על מנת לעשות זאת יש להגיע אל משרדי הנוטריון עם תעודה מזהה ולקבל את חותמתו. במידה והמסמך מועבר למדינה זרה יש צורך לעיתים גם באישור אפוסטיל.

חשיבות ההזדהות עבור מעמד הנוטריון

ללא ההזדהות לא ניתן לשמור על מעמד הנוטריונים. מלבד הסמכה לאשר, להעיד או לערוך מסמכים משפטיים, הנוטריון מוסמך גם לאמת אותם. על מנת לעשות זאת על הנוטריון לוודא כי האדם העומד מולו הוא אכן מי שמופיע על גבי המסמך.

המקוריות של המסמך והעובדה כי הוא נחתם מרצונו החופשי של החותם אינם מספיקים על מנת להפוך אותו לקביל כראיה משפטית. על הנוטריון חלה אחריות מלאה לצורך זיהוי החותם בצורה חוקית, מקובלת וברורה. רק לאחר מכן יכול הנוטריון לתת את אישורו ואת חותמתו על תוכן המסמך.